[Blog] Accompagnement alternants - Ep 2 (#646)

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https://elao.github.io/elao_/pr/646/blog/elao/alternants/accompagnement-alternants-episode-2

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+title: '[Épisode 2/5] Notre alternant·e arrive : on prépare et on accueille'
+date: '2024-12-11' # Au format YYYY-MM-DD
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+tags: [elao, team, alternance]
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+#tweetId: ~ # Ajouter l'id du Tweet après publication.
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+!!! note "Cette article fait partie d'une série de 5 épisodes"
+    Pour rattraper ou relire notre premier épisode, c’est par [ici](./accompagnement-alternants-episode-1.md) 
+    (sinon vous risquez d’être perdus 🙃).
+
+Après le constat, c’est désormais l’heure de la préparation. Lors de notre travail sur la restructuration de
+l’accompagnement d’un alternant au sein de l’agence, nous avons repensé l’ensemble du processus, de l’arrivée jusqu’au
+dernier jour. Mais avant d'accueillir un nouveau collaborateur, il est essentiel de préparer efficacement son arrivée.
+
+## Une bonne préparation
+
+Afin de vous exposer notre processus, nous allons partir du tout début d’un accompagnement : l’arrivée du/de la tutoré·e
+au sein de l’agence.
+Ce premier moment, son onboarding, est charnière. Il représente les premiers jours du/de la tutoré·e, son **adaptation**
+au nouvel environnement qu’est l’entreprise, et parfois même une de ses première expérience professionnelle. Pour nous,
+il est donc primordial de bien préparer son arrivée afin qu’il/elle se sente le plus à l’aise possible.
+Pour cela :
+
+- Nous lui transmettons en amont (quelques jours/semaines) le **livret d’accueil** de l’entreprise. Cela lui donne 
+  l'occasion de commencer à se familiariser avec l’environnement de l’agence.
+- Nous préparons son **entretien d’accueil**, qui aura lieu le premier jour. Cet entretien d’accueil a pour but de lui
+  transmettre un maximum d'informations sur l’entreprise, le **déroulement** de son tutorat et **l’organisation** de sa
+  première semaine.
+    - Les outils que nous utilisons :
+        - Un support de présentation qui lui sera projeté lors de l’entretien d’accueil.
+        - Des documents qu’il pourra remplir comprenant :
+            - Un document lui permettant de définir ses 3 facteurs de **motivations** et de démotivation au sein d’une
+              entreprise.
+            - Le **test de Kolb** qui lui apportera une réflexion sur la méthodologie d’apprentissage qui lui
+              correspondra le mieux.
+            - Un **rapport d’étonnement** qu’il pourra nous transmettre quelques semaines après son arrivée, afin de
+              nous donner du feedback sur son accueil, ses missions, l’ambiance etc. C’est ainsi une excellente nouvelle
+              occasion pour nous de nous améliorer ! Les points notables seront ainsi remontés à la direction ou aux
+              personnes concernées, en fonction du sujet évoqué, afin de faire évoluer notre fonctionnement.
+
+<figure>
+    <img src="content/images/blog/2024/alternants/doc-12-facteurs.png" alt="document 12 facteurs" width="530">
+    <figcaption>
+        <span class="figure__legend">Capture du fichier des 12 facteurs de motivation</span>
+    </figcaption>
+</figure>
+
+<figure>
+    <img src="content/images/blog/2024/alternants/doc-rapport-etonnement.png" alt="document rapport étonnement" width="530">
+    <figcaption>
+        <span class="figure__legend">Capture du fichier du rapport d'étonnement</span>
+    </figcaption>
+</figure>
+
+- Nous préparons également tous les **documents** nécessaires à son suivi :
+    - On lui crée un **dossier dans le Drive** que l’on structure en fonction des grandes phases de son suivi.
+    - On crée le **fichier de suivi** qui l’accompagnera tout au long de l’année (on y reviendra un peu plus tard).
+
+- Nous réalisons un entretien avec la personne référente de son tutorat afin de bien définir ses **missions**, qui lui
+  seront présentées lors de l’entretien d’accueil.
+- Nous **planifions** sa première semaine, en lui ajoutant directement dans son calendrier des premiers rendez-vous
+  comme la présentation RH, la présentation commerciale, l’explication de certains projets en cours, la stratégie de
+  communication. Pour cela, nous nous accordons avec les différents collaborateurs qui interviennent sur ces sujets,
+  afin de fixer ces échanges dans le calendrier de chacun.
+
+<figure>
+    <img src="content/images/blog/2024/alternants/capture-planning.jpg" alt="capture planning type">
+    <figcaption>
+        <span class="figure__legend">Calendrier de l'alternant accessible sur son Calendar Gmail</span>
+    </figcaption>
+</figure>
+
+- Également, nous ajoutons dans son calendrier, en prenant en considération son rythme école/entreprise, l’ensemble des
+  **rendez-vous de suivi** qui auront lieu tout au long de l’année.
+- Enfin, une fois que l’on a anticipé tous les sujets, nous lui envoyons un mail pour lui indiquer l’heure à laquelle
+  nous l’attendons lors de son premier jour et pour lui transmettre le déroulé de ce dernier. Ainsi, l’alternant·e a
+  toutes les informations nécessaires pour appréhender sereinement sa première journée.
+
+La préparation est finalisée, tous les feux sont au vert 🚦 pour accueillir notre nouveau·elle collaborateur·rice !
+
+## L'accueil
+
+Nous accueillons les nouveaux alternants via le même processus que n’importe quel nouveau collaborateur. Nous prévoyons
+un **petit déjeuner de bienvenue** en faisant en sorte qu’un maximum de personnes de l’équipe puisse être présentes.
+C’est l’occasion pour le/la nouvel·lle arrivant·e de commencer à se familiariser avec tous les visages dans une
+atmosphère détendue.
+
+En parallèle, notre Office Manager, Océane, prépare son **poste de travail** avec les indispensables :
+ordinateur/chargeur. Mais pas que ! Nous avons un kit de bienvenue comprenant : un carnet, un stylo, un petit cadre
+photo dans lequel se trouve son avatar, un mug et un tee-shirt. Après le petit déjeuner de bienvenue, nous lui
+présentons son espace de travail afin qu’il/elle puisse avoir un repère, un endroit qui lui est entièrement dédié.
+
+<figure>
+    <img src="content/images/blog/2024/alternants/pack-bienvenue.jpg" alt="photo pack de bienvenue">
+    <figcaption>
+        <span class="figure__legend">Présentation du pack de bienvenue</span>
+    </figcaption>
+</figure>
+
+C’est ensuite à Arthur et moi-même d’entrer en action, pour réaliser l’entretien d’accueil évoqué plus haut.
+Après cet entretien, il peut suivre son planning avec les quelques rendez-vous de prévus et prendre un moment pour
+avancer sur les premières tâches confiées. Généralement, nous proposons à l’alternant de rédiger une courte fiche de
+présentation afin d’ajouter son **profil** au site de l’agence (exemple [**ici**](../../../member/lasse.yaml)),
+de remplir les documents que nous lui avons transmis lors de l’entretien d’accueil, et de commencer à répondre à une
+**interview** (exemple [**ici**](./../emmanuelle-alternante-direction-artistique.md)</a>).
+
+Vous l’aurez compris, une préparation structurée facilite le bon déroulement de la phase d’accueil, plaçant ainsi le/la
+collaborateur·rice dans des conditions optimales.
+
+Vous découvrirez dans le prochain épisode, les grandes étapes du suivi, son organisation, son support et la
+structuration de la fin d’un cycle.
+