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Como realizar um Pylestras?

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Fabio Cerqueira edited this page Aug 19, 2019 · 5 revisions

Como realizar um Pylestras?

Todos os passos abaixo são sugeridos, o encontro pode ter outro formato ou outro meio de realização, esse documento é só um guia para ajudar quem nunca realizou um encontro.

  1. Inicie uma discussão sobre a convocação para um edição do Pylestras em qualquer canal de comunicação do PUG.

  2. Criar um call for papers usando alguma ferramenta de terceiros para simplificar o processo;

Obs: temos usado palestras de 30 min

  1. Enviar email para possíveis palestrantes para estimular a submissão de trabalhos;

  2. Escolher uma data e hora, se possível com pelo menos 20 dias de antecedência para ajudar na divulgação; Pode ser escolhida com o grupo, com uma enquete, ou simplesmente sugerida Obs: na última pesquisa o horário mais votado foi: 9:00 am

  3. Fazer contato com possíveis locais para realização do evento;

  • Sala para 50 pessoas;
  • Projetor, pincel, mesa para coffee break.
  1. Criar formulário de inscrição com ferramenta de terceiros:
  • Google Docs
  • Eventick

Obs: aqui cabe cobrar ou não uma taxa, na última pesquisa uma taxa de inscrição aceitável foi: R$ 15,00

  1. Criar página do evento no http://pylestras.org

  2. Organizar horário das palestras com os palestrantes

  3. Fazer divulgação em redes sociais e outros grupos com interesse comum;

  • Divulgar palestra por palestra na página do facebook(sempre com o link para inscrição);
  • Fazer anúncio nas listas de discussão e grupos do facebook;
  • Fazer anúncio pago no facebook Obs: um banner digital com as informações chave do evento ajuda muito na divulgação
  1. Buscar apoio e patrocinadores;
  1. Buscar ajuda volunta'ria para o dia do evento
  • Buscar ajuda volunta'ria nos canais do pug-ce e' mais eficiente quando as tarefas sao dividias previamente, examplo a mensagem abaixo enviada pela Ryllari durante a organizacao do XVII Pylestras:

Bom dia, galera! O @Marcos Vinithius e o @David Levy estão organizando o Pylestras de Setembro e estão precisando de ajuda na organização durante o dia do evento nas seguintes áreas:

  • Recepção / Credenciamento: 2 pessoas
  • Coffee break: 1 pessoa + eles dois
  • Fotos: 1 pessoa (se tiver câmera semi-profissional, melhor)
  • Apresentar os palestrantes: 1 pessoa Quem tiver interesse em ajudar, copia esta mensagem e preenche com o nome no que pode ajudar e fala com o Marcos (:
  1. Organizar coffee break;
  • Pode ser self-made
  • Contratar uma empresa especializada, geralmente é a melhor opção, fizemos os últimos com a Panebox(por contato aqui)
  1. Pós-evento
  • Postar fotos nas redes sociais
  • Pegar slides e links para atualizar página do Pylestras
  • Entregar itens sorteados
  • Entregar certificados aos participantes (se pertinente)
  • Fazer enquete para melhoria
  1. Prestação de contas
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